Het online boekingsformulier is gratis te gebruiken door aangesloten locaties met een actieve vermelding op één van onze platformen. Via de app (app.voorlocaties.nl) kun je zelf ruimtes aanmaken, kalenders koppelen en tarieven invullen. Op deze pagina vind je meer uitleg en een stap voor stap instructie hoe je dit kunt doen.
Stap 1: Ruimtes aanmaken
Per vermelding kun je meerdere ruimtes aanmaken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om meerdere zalen, gebouwen of kamers aan te maken. Dit doe je via app.voorlocaties.nl > vermelding bewerken > tarieven > ruimte toevoegen. Per ruimte kun je vervolgens een kalender aanmaken en deze kalender koppelen met jullie eigen kalender.
Stap 2: Kalenders aanmaken
Je kunt één of meerdere kalenders aanmaken via jouw instellingen > kalenders.
Als je deze kalender opent via het potloodje zie je vier tabjes, waaronder importeren en exporteren.
Via importeren kun je een bestaande kalender via een iCal link synchroniseren.
Je kunt zoveel links aan een kalender toevoegen als je wil, voor al jouw kanalen dus.
Via exporteren kun je een iCal link ophalen waarmee jouw VoorLocaties kalender kan worden opgehaald door derden.
Stap 3: Kalender koppelen aan een ruimte
Om een kalender te gebruiken, moet je die koppelen aan één of meerdere ruimtes (bij één of meerdere vermeldingen).
Als één van deze ruimtes wordt geboekt zal dit worden geregistreerd in de kalender en zal de datum worden geblokkeerd.
Zo zullen ook datums die worden opgehaald via een iCal link die je hebt toegevoegd onder "importeren" worden geblokkeerd.
Als een datum in de kalender is geblokkeerd zullen alle ruimtes die zijn gekoppeld aan deze kalender worden geblokkeerd op die datum.
Je kunt voor iedere ruimte een aparte kalender aanmaken of dezelfde kalender hanteren voor alle ruimtes.
Dit is afhankelijk van de indeling van jouw locatie.
Stap 4: Het instellen van tarieven
Je kunt de tarieven aanpassen via app.voorlocaties.nl, vervolgens ga je naar de vermelding en klikt op het blauwe potloodje "bewerken". Dan ga je naar "tarieven". Hier kun je kiezen uit "Ruimtes" en "Arrangementen".
Tarieven huur ruimtes:
Om de huur van een zaalruimte in te vullen ga je naar "Ruimtes" en kies je voor "ruimte toevoegen" of je kiest een reeds bestaande ruimte. Je kunt de ruimte een naam geven, het maximale aantal personen invullen en een korte omschrijving. Bij media kun je een hoofdfoto en een aantal kleinere foto's toevoegen. Vervolgens ga je naar het tabblad "Prijs" en kies je voor "apart berekenen" en "Periode toevoegen". Je kunt vervolgens een startdatum en een einddatum invoeren met daarbij een prijs. Vul alle velden in, zodat bijvoorbeeld ook het BTW tarief goed ingevuld wordt. Als alles is ingevuld klik je op "Periode opslaan" en kun je een nieuwe "Periode toevoegen". Op deze manier kun je voor het hele jaar eventueel hoog- en laag seizoen tarieven invullen. Je kunt onbeperkt ruimtes aanmaken en op deze manier invullen. Iedere ruimte heeft een eigen kalender, maar kunnen ook aan dezelfde kalender toegevoegd worden.
Tarieven vergaderarrangementen inclusief zaalhuur:
Bied je complete vergaderarrangementen aan inclusief de huur van de ruimte (bv een 8-uurs vergaderarrangement of een 32-uurs vergaderarrangement), dan maak je deze arrangementen eerst aan onder "Arrangementen". Vervolgens maak je een ruimte aan of kies je een bestaande ruimte en kies je bij "Prijs" voor "Inbegrepen". Nu verschijnen de arrangementen die je hebt aangemaakt eronder en kun je aanvinken bij welke arrangementen de ruimte is inbegrepen. Op de website worden vervolgens de aangevinkte arrangementen getoond bij de betreffende ruimte.
Tarieven extra kosten en aanvullende arrangementen:
Voor het invullen van additionele kosten zoals koffie en thee, lunch, borrel etc. ga je naar "Arrangementen" en kies je voor "Arrangement toevoegen". Bij ieder arrangement kun je aangeven of de kosten wel of niet verplicht zijn. Per arrangement kun je een foto toevoegen en een prijs. Bij de prijs kun je aangeven of de prijs per boeking, per persoon of bijvoorbeeld per kamer per nacht is (toeristenbelasting). Vul dit goed in, zodat het systeem straks de correcte prijs berekend.
Bied je nog aanvullende arrangementen aan, dan kun je dat ook onder "Arrangementen" vermelden.
Stap 5: Publiceren
Als alles goed is ingevuld, dan klik je op "wijzigingen opslaan" aan de linkerkant. Je kunt ook tussendoor opslaan en op een later moment verder gaan. Wanneer je klikt op "Publiceren" aan de linkerkant worden alle wijziging direct gepubliceerd op de website.
Offerte-aanvragen of boekingen ontvangen
Je kunt zelf kiezen of je aanvragen of boekingen wilt ontvangen, dit kun je aanpassen onder "Instellingen". Het boekingsformulier wordt automatisch ingesteld aan de hand van jouw keuze.
Gratis gebruik online boekingsformulier
Het boekingsformulier kun je gratis op je eigen website of bijvoorbeeld op je social media kanalen gebruiken. Hiervoor ga je naar jouw vermelding op het betreffende portal. Achter de URL van jouw vermelding type je het woord /boeken. Er verschijnt nu een online boekingsformulier met de gegevens die je hebt ingevuld via de stappen hierboven. De URL kun je kopieëren naar je eigen website, plakken onder je emails of gebruiken op je social media kanalen. Zo is jouw locatie op ieder moment en voor iedereen online te boeken. De aanvragen of boekingen komen direct in je eigen mailbox binnen en kun je tevens terugvinden in de inbox van de app (app.voorlocaties.nl).
Hulp nodig?
Mocht je nog vragen hebben of hulp nodig hebben, bel ons dan op 0575-743224 of mail naar info@voorlocaties.nl. We helpen je graag!
