Het Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten (inclusief de activiteiten via de boekingsportals) van VoorLocaties.nl. Hieronder vind je de belangrijkste informatie over de verwerking van persoonsgegevens door VoorLocaties.nl. Mocht je na het lezen daarvan nog vragen hebben, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via onderstaande bedrijfsgegevens.
Onze bedrijfsgegevens:
VoorLocaties B.V.
Aert van Nesstraat 45
3012 CA Rotterdam
Tel: +31 (0)575 743224
E-mail: info@voorlocaties.nl
KvK nummer: 83463828
Vragen of klachten?
Bij vragen over dit Privacy Reglement (inclusief het Cookiebeleid) van VoorLocaties.nl inclusief eventuele klachten of vragen over (de uitoefening van) je rechten, kun je contact met ons opnemen per post, telefoon of per e-mail: info@voorlocaties.nl. We doen er natuurlijk in redelijkheid alles aan om er samen met jou uit te komen.
Hoe ontvangen / verzamelen wij persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden met ons gedeeld door medewerkers, (mogelijke) klanten, leveranciers of als je contact met ons hebt.
Gebruikers van ons boekingssysteem, websites, e-mails, films en video’s en andere digitale communicatiekanalen geven een aantal persoonsgegevens rechtstreeks aan ons door.
Persoonsgegevens worden verzameld via gebruik van ons boekingssysteem, app.voorlocaties.nl, en/of bezoek van onze websites www.voorlocaties.nl, support.voorlocaties.nl, www.andersafscheidnemen.nl, www.buitenbusiness.nl, www.jezoektietsleuks.nl, www.waargaanwetrouwen.nl, www.buitenvakanties.nl en www.inspirerendevergaderlocaties.nl (hierna: “de Websites”) door persoonsgegevens in te vullen of achter te laten op één van onze Websites, door persoonsgegevens in te vullen of achter te laten op één van onze vestigingen of bij aanmelding voor gebruik van onze dienstverlening.
Persoonsgegevens worden door ons ook verkregen door bijvoorbeeld een VoorLocaties (gebruiker of locatie-) account aan te maken, door aanmelding voor een accommodatie of activiteit (schriftelijk of via de Websites), door toestemming (opt-in) voor marketing- of recruitmentactiviteiten of door bereid te zijn in ons klantenbestand te worden opgenomen.
Een ander deel van de gegevens verkrijgen we door het gebruik van technologieën zoals cookies en het ontvangen van foutrapporten of gebruiksgegevens van software op uw apparaat.
Ook door overeenkomsten aan te gaan of door andere (zakelijke) activiteiten verkrijgen wij persoonsgegevens. Dit kunnen commerciële overeenkomsten voor producten of diensten zijn maar ook bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten of abonnementen.
Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt?
Wij verzamelen de volgende persoonsgegevens:
- naam en adres
- geboortedatum en – plaats
- telefoonnummer
- e-mailadres
- IP-adres
- bankrekeningnummer
Verwerkingsdoelen: waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw gegevens om:
- een boekingsaanvraag door te kunnen sturen
- een boekingsaanvraag te kunnen beantwoorden
- je een product of dienst aan te kunnen bieden
- een overeenkomst met je aan te gaan en uit te voeren
- onze bedrijfsvoering te verbeteren
- bij te houden hoe en wanneer wij contact met je hebben
- recruitment
- onze producten en diensten te verbeteren
- accommodaties en activiteiten aan te bieden
Ten aanzien van onze vergaderbreaks:
Voorafgaand aan een activiteit vragen wij bezoekers om toestemming voor het maken van foto’s, video- en/of geluidsopnamen. Deze opnames worden bewaard en mogen ook worden gebruikt voor interne/externe communicatie doeleinden van BuitenBusiness.nl, met behulp van online en offline middelen, zowel voor commerciële doeleinden als recruitment. Bezoekers en deelnemers aan dergelijke activiteiten kunnen voorafgaand aan het evenement ook laten weten dat zij niet herkenbaar op foto’s, video- en/of geluidsopnamen van het evenement wensen voor te komen. Zij ontvangen dan een BuitenBusiness-sticker die zij op hun kleding kunnen plakken. Bij de verwerking van het materiaal houden wij rekening met hun bezwaren.
Hoe worden persoonsgegevens bij ons bewaard?
Persoonsgegevens worden door VoorLocaties.nl onder andere opgeslagen in (één van) de volgende databases:
- Moneybird
- Webflow
- Sendgrid
- Stripe
- VoorLocaties
- Bubble
Deze lijst met de belangrijkste databases is gebaseerd op de situatie ten tijde van het opstellen van dit Privacy Statement en kan tussentijds wijzigen.
Met wie kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld?
Persoonsgegevens worden doorgegeven aan:
- aan VoorLocaties.nl gelieerde ondernemingen
- opdrachtgevers, locaties, leveranciers of onderaannemers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties.
Grondslag voor de verstrekking van persoonsgegevens
Wij mogen persoonsgegevens gebruiken als er sprake is van een situatie die in de wet is geregeld. De wet geeft een aantal situaties aan. Welke situatie van toepassing is, hangt af van de gegevens die wij gebruiken. En waarvoor wij die gebruiken. Er moet altijd sprake zijn van tenminste 1 van deze situaties.
- Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Dat kan een overeenkomst zijn tussen jou en ons of om op jouw verzoek iets te kunnen doen om een overeenkomst te kunnen sluiten
- Er is toestemming voor het gebruiken van de gegevens. Wij hebben je dan uitdrukkelijk om toestemming gevraagd.
- Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te gebruiken, hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn als wij gegevens door moeten geven aan de Belastingdienst
- Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk om vitale belangen te beschermen. Een vitaal belang is aan de orde als het over een belang gaat dat essentieel is voor iemands leven of gezondheid en wij die persoon niet om toestemming kunnen vragen.
- Het gebruik van de gegevens is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Dit is het geval als het gebruik noodzakelijk is om onze bedrijfsactiviteiten te verrichten. We kunnen hier geen beroep op doen als jouw belangen zwaarder wegen. Voorbeelden van gerechtvaardigde belangen zijn:
- Administratieve doelen (bijv. personeelsadministratie);
- IT doelen (bijv. beveiliging);
- Marketing;
- Managementinformatie;
- Product en dienstontwikkeling
VoorLocaties.nl heeft in haar verwerkingsregister de van toepassing zijnde grondslag(en) toegevoegd.
VoorLocaties.nl hanteert de volgende uitingen als het verstrekken van toestemming:
- overhandigen visitekaartje;
- verzoek tot informatie;
- aanmaak van een account;
- offerte aanvraag;
- reservering;
- uitvoering van een opdracht;
- aanmelden voor de nieuwsbrief
- toestemming voor gebruik van gegevens per email.
Verwerking van persoonsgegevens
We sluiten met verwerkers van persoonsgegevens een verwerkersovereenkomst. Deze verwerkersovereenkomsten leggen we vast in ons verwerkingsregister.
Verwerkingsregister
In het verwerkingsregister heeft VoorLocaties.nl opgenomen welke persoonsgegevens we gebruiken, voor welke doelen, waar wij de gegevens opslaan en met wie wij de gegevens eventueel delen. In het verwerkingsregister zijn de volgende zaken opgenomen:
- de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke;
- de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt;
- de categorieën gegevens (zoals NAW-gegevens, contactgegevens, betaalgegevens);
- de categorieën betrokkenen (bijvoorbeeld: klanten, websitebezoekers, werknemers);
- de categorieën ontvangers (aan wie worden de gegevens verstrekt?);
- informatie over eventuele doorgifte van gegevens naar landen buiten de EU;
- de bewaartermijnen van de gegevens;
- de manieren waarop gegevens zijn beveiligd (bijvoorbeeld: encryptie, toegangscontrole, pseudonimisering).
Rechten van betrokkenen
Je hebt de volgende (wettelijke) rechten om:
- je gegevens bij ons op te vragen.
- je gegevens te laten veranderen als die niet kloppen.
- je gegevens te laten verwijderen.
Bedenk wel dat wij je gegevens niet altijd kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij je gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden. - bezwaar te maken tegen bepaald gebruik van je gegevens.
Als je bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee je je kunt afmelden. Je mag ook bellen. In andere gevallen geef je duidelijk aan waarom je bezwaar maakt zodat wij dit kunnen beoordelen. - je toestemming te stoppen.
Heb je ons toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken? Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Wij gebruiken je gegevens vanaf dat moment niet meer. - je gegevens over te dragen.
Overdragen kan aan een andere partij of aan jezelf. - het gebruik van je gegevens tijdelijk te beperken.
Bijvoorbeeld als je bezwaar hebt gemaakt tegen gebruik van je gegevens.
Bewaartermijnen
Wij bewaren je gegevens zolang wij die nodig hebben. Of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij je gegevens of maken wij je gegevens anoniem. Als wij je gegevens anoniem maken dan verwijderen wij alle gegevens die naar jou verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan jou gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze producten en diensten.
Doorgeven van persoonsgegevens buiten Nederland
Wij geven in beginsel geen persoonsgegevens door buiten Nederland. Mochten we toch persoonsgegevens buiten Nederland doorgeven, zullen we dat alleen doen, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Dat betekent bijvoorbeeld dat verwerkers van onze persoonsgegevens buiten de Europese Unie gevraagd wordt om zogenaamde “Standard/Model Contractual Clauses” op te stellen.
Daarbij vragen wij aan onze verwerkers om de persoonsgegevens die zij voor ons verwerken, op servers te bewaren, die zijn gelegen binnen de Europese Unie.
Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Ook de Websites zijn goed beveiligd.
Naast technische bescherming is natuurlijk ook de mens een belangrijke schakel. Daarom hebben onze werknemers een geheimhoudingsclausule in hun contract. Daarnaast investeren we in het bewustzijn van onze medewerkers op het gebied van informatiebeveiliging en data privacy.
Cookies
VoorLocaties.nl maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die de aanbieder van een website op de apparatuur (bijv. computer, tablet of telefoon) van een bezoeker plaatst. Hierdoor herkennen wij u (uw computer) bij een volgend bezoek. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de gebruiker.
Toepasselijke wetten en regels voor het gebruik van cookies
Voor het gebruik van cookies gelden wettelijke regels. De hoofdregels voor het plaatsen van cookies staan in de Telecommunicatiewet (Tw). Op basis van de Tw moet de aanbieder van een website zijn bezoekers informeren over het plaatsen en/of uitlezen van cookies op hun apparaat. Vervolgens moet de aanbieder van een website de gebruikers daarvoor in veel gevallen om toestemming vragen.
VoorLocaties gebruikt functionele en analytische cookies
Er zijn uitzonderingen op het toestemmingsvereiste. Bijvoorbeeld als de website zonder cookies niet goed functioneert doordat bijvoorbeeld inloggen dan niet mogelijk is of winkelwagentjes of taalkeuzes niet werken (functionele cookies). Voor analytische cookies waarbij beter inzicht wordt verkregen in het functioneren van de Websites is ook geen toestemming nodig.
VoorLocaties gebruikt geen tracking cookies
VoorLocaties gebruikt geen tracking cookies ten tijde van het opmaken van dit Privacy Statement. Indien en voor zover dit in de toekomst zou veranderen wordt de gebruiker om expliciete toestemming gevraagd.
Aanpassing van Privacy Statement
VoorLocaties kan dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Op de Websites kan via de hyperlink “Privacy Statement” altijd de meest recente versie worden ingezien. Indien en voor zover je persoonsgegevens aan VoorLocaties.nl verstrekt, adviseren wij om de inhoud van dit Privacy Statement met enige regelmaat te controleren.
